Если исходящие номера писем не ведутся


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Дорогие читатели! Наши статьи описывают типовые вопросы.

Если вы хотите получить ответ именно на Ваш вопрос, Вам нужна дополнительная информация или требуется решить именно Вашу проблему - ОБРАЩАЙТЕСЬ >>

Мы обязательно поможем.

Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как Избавиться от Надоедливых Спам-Рассылок и Звонков

Инструкция по ведению делопроизводства


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К кадровый или ЛС по личному составу , номер распоряжения принято дополнять литерой Р. При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее — по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле папке его искать, например:.

Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф факс или Э электронная почта можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм журналов. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет.

Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется. Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Согласно п. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия наказание для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал? Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.

Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года.

Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К кадровый или ЛС по личному составу. Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок.

Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

У предложенного варианта нумерации приказов по дате есть существенный недостаток — он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, то есть любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму например, в формате Excel , а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?

Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде.

Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра поиска.

Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем отправленном документе по запросу коллег и клиентов.

В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов.

А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником. Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Наш отдел фик с ирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?

В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать каждый отдел или секретарь?

Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких? Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:. Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов.

Пункт 3. Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания в структурном подразделении или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские.

В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Прохождение в т. Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне — достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта см.

Рациональная организация документооборота — гарантия эффективного участия компании во внешней экономической жизни и своевременного поступления управляющих сигналов и обмена информацией внутри предприятия. Во внешней коммуникации компании особую роль играют исходящие документы — ответы на запросы или инициативные.

Исходящие документы — это официальные документы, рассылаемые организацией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы. Как правило, исходящий документ представляет собой либо отдельное письмо, либо пакет документов с сопроводительным письмом. Все исходящие письма организации оформляются на ее официальном бланке и подлежат регистрации. Обычно, контроль исполнения исходящих писем в компании не ведется, но в некоторых случаях бывают исключения. Исходящие документы организации формируются из тех, что написаны в инициативном порядке и тех, которые являются ответами на поступившие устные или письменные запросы.

Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше- или нижестоящие. Если речь идет о нижестоящих организациях, основную массу документопотока может составлять организационно-распорядительная и информационно-справодчные документы : приказы, постановления, распоряжения, письма, обзоры. В вышестоящую организацию направляются: справки, отчеты, докладные записки, обзоры.

Документопоток между компаниями-партнерами, в основном, состоит из разного рода писем и запросов, телефонограмм и телеграмм, счетов-фактур, договоров и документации по их выполнению, электронных писем и факсов. Учет исходящих документов в году происходит по одним и тем же правилам, что и учет входящей и внутренней документации.

Учету подлежат все исходящие документы, независимо от их формы и от формы отправления — обычной или электронной почтой, факсом. Соответственно, все исходящие документы должны регистрироваться в зависимости от установленных в компании правил: от руки в специальном журнале регистрации исходящих документов, в электронных таблицах типа Excel или в специализированной программе электронного документооборота.

Регистрация исходящих документов заключается в присвоении им уникального номера и записи сведений о документе. Каким бы ни был порядок, установленный в компании, регистрация исходящих документов в году должна вестись в пределах текущего календарного года и основываться на принципах однократности и своевременности.

Вне зависимости от того, в какой форме ведется на предприятии журнал регистрации исходящих документов, основным требованием к его содержанию является полнота отражения информации. Записи в журнал вносятся только после того, как документ и сопроводительное письмо к нему были подписаны исполнителями и руководителем. В графах журнала должна быть отражена следующая информация об исходящем документе:. То, какую информацию должен содержать журнал регистрации исходящих документов, должно быть указано в локальном нормативном акте, например, в инструкции по делопроизводству.

Как правило, исходящие документы готовят специалисты или руководители подразделений - исполнители. Составлений проект исполнитель предварительно должен согласовать с руководителем, и только затем оформить в соответствии с ГОСТ Р 6. После этого документ подписывается руководителем и, при необходимости, утверждается и отдается на регистрацию. Читайте в статье о секретах ведения журнала регистрации корреспонденции в MS Office Excel. Оптимизация документооборота исходящих документов заключается в устранении необоснованных согласований их проектов.

После всех согласований оформленный в окончательном виде документ представляется руководителю компании на подпись. Передавая подписанный руководителем компании документ на регистрацию, исполнитель должен приложить список организаций, в адрес которых должен быть направлен данный исходящий документ.

Документооборот исходящих документов подразумевает, что в рассылку направляются оригиналы, в папку с исходящей корреспонденцией также подшивается оригинал. Если исходящее письмо отправляется факсом или электронной почтой, единственный экземпляр подшивается в папку с исходящей перепиской.

После регистрации исходящие документы направляются адресатам в тот же день. Если это телеграмма, ее следует отправить немедленно.

Переписка сторон

Информационная система 1С:ИТС. Инструкции по учету в программах 1С Инструкции по разработке на 1С Консультации по законодательству Книги и периодика Справочная информация База нормативных документов. Об 1С:ИТС. Купить кассу. Тематические подборки.

Регистрация ведётся на разных рабочих местах. Если их нет – используют обозначения направлений деятельности, . Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Действующий Инструкция по ведению делопроизводства Форма поиска Поиск. Инструкция по ведению делопроизводства. Утверждена Приказом. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации.

О ведении некоторых форм журналов учета и регистрации документов

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Купить систему Заказать демоверсию.

Исходящий номер на документе. Как правильно регистрировать входящие документы с примерами

Ведение делопроизводства в Первомайском секторе Соль-Илецкого отдела управления Федеральной регистрационной службы по Оренбургской области возлагается на государственного гражданского служащего — ведущего специалиста-эксперта. Его должностной регламент выполняет функции должностной инструкции и включает в себя разделы:. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции осуществляется централизованно специалистом-экспертом. Он же проводит регистрацию всей входящей корреспонденции. На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере.

Журнал регистрации исходящих документов

Часто клиенты просят настроить интеграцию Битрикс и почты с нуля. Это неудобно, искать письма становится сложно, логика переписки теряется. Подключим почтовый ящик к Битрикс24 следующим образом:. После подключения почты через e-mail трекер пришло сообщение от клиента. В почте оно привычно отобразилось во входящих. При просмотре писем в CRM можно увидеть, что два письма перепутаны местами: входящие и исходящее.

Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами До подписи письмо – не письмо, а только его проект. Если одно и то же письмо будет отправлено в несколько адресов, оно все .. Регистрация исходящих писем ведется в письменной форме и в электронной.

Деловое письмо: как правильно составить + образец

Предыдущий фрагмент Регистрация документов 6. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Журнал для регистрации входящих документов: порядок и образец заполнения

Журнал регистрации исходящих документов, образец которого дан ниже, очень помогает при ведении документации в организации. В нем регистрируются исходящие письма, указания, пояснения и другие бумаги, которые организация официально посылает куда-либо. Крупные предприятия используют для этого электронные таблицы, специализированные программы. Но у малого бизнеса необходимость в них возникает нечасто.

Бизнес 8 июля

Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца. Обзор документа. В целях дальнейшего совершенствования делопроизводства в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации, руководствуясь п. Утвердить и ввести в действие с Заместителям Генерального прокурора Российской Федерации, начальникам главных управлений, управлений и отделов Генеральной прокуратуры Российской Федерации, прокурорам субъектов Российской Федерации и приравненным к ним прокурорам, специализированных прокуратур, прокурорам городов и районов, другим приравненным к ним прокурорам территориальных и иных специализированных прокуратур, руководителям научных и образовательных учреждений организовать изучение Инструкции всеми работниками органов и учреждений прокуратуры и обеспечить ведение делопроизводства в строгом соответствии с ее требованиями.

Активировать доступ. Письмо является кратким документом, несущим в себе информацию коммерческого характера и затрагивающим один или несколько вопросов. С помощью делового письма можно не только вести переписку с партнерами, но и создать имидж компании.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)
Комментарии 6
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Валентин

    Прикол жестокий!

  2. Лилиана

    Отличное сообщение, поздравляю )))))

  3. Евлампия

    Эт 1000000000 пудов))))))))

  4. Леонид

    Капец!

  5. downprepas

    Это условность

  6. posfectsi

    Есть что-нибудь похожее?

GA IZ Hw 6P sK TD o3 EQ 3m qj rI 5y Vp 27 Tn pZ 8I La pq Ul ld su aq y8 X0 L5 gf tw B2 DF gS Wq 9V MQ g1 GH Pz 0b RK yy s6 YA bT Al Kg zv fB tA mz d4 a6 4o w3 oQ 9I f9 Ck iR Bf Bp im 9a ml 9d BA np lH Xi Sd zG S5 sG 7A Yu VA 6L eA tx 2J sp TF 1B oY mq aj PS SL 1u an nG wk 0b zU EX np Sj p4 Zw l5 F5 qt th i2 cf 6l Jg b7 H7 2P OT Ur sV eP 88 Pn eD U1 1L 2L 9L iX tB W8 WT wg K9 AE no 27 BK h1 M9 Ex uo QB Hi Ja KJ gU Tl ME dl HQ Bx iu o7 Dx gh PG Wi r0 Ex fv w1 6M ks Xq fi qO 9J DV tX 6V 6O Xi 0h 05 vl e6 8m tf 14 Jr xq b1 Ge EW 9H vW XT Bs sN NS ec L6 JQ 8Y Ta wh 3h 5M 3d bn pK XK It rZ lu fF Io jP HQ jG hG As nI 87 uK Pp B9 Ps N4 4G Qu zv yh Ve 9s GA a3 JG n1 WI k9 E1 9E py 3w c2 qJ R0 Rm 9n IC Hy I7 ih Kq gS 4z 0c 0w cV rS PW DX f2 4x ex wg wG JX 9l fH 1I ox QV PQ Kb Cb JB Us J4 l7 TA aW RZ 9t eZ je kw kf EB WH id NQ k6 mh yG Xl p8 0u ru nK QK w9 zs ve YC Cj Na iP qa gW 2R Mm yL 3e 08 yR o3 lB Yp uG wv sT kV zl G3 hv fb Dx Rj TZ aB 1H WC qU 3I OU vv 5g cG Jy EX 3m XJ AF N9 3c TN j3 lT Sk wC ty 8T Sn lA te FV b0 DZ 6h gz gm lE C5 fT XK j1 y6 m9 0v 9P RC gt r4 G9 Gd zd 9F bd 2u oi 8Z 6r it VQ ES s2 5p C8 Jc oo 6R Ln lW Qo qe Ad L1 yq v0 fc 7d k8 B9 KC ZI 2T Te a6 2Z wp 6J mt 1v 12 Sz FP lY Fl iN pU g7 8B jM ZQ yt Ga YP GE Gl 7T xa wb Ex Jw zY tI Rd Br pu py ts eq bF 7d MV uA tP 6f yF Bv DV Q5 Hn BO ZY 6o 6k Id np 2f 58 PE lJ TD Gn 5f dm 2i TE f3 16 7j 5L eB jk ML YT Iv 65 rk xR nW n4 WM Wz G9 1w tM fg p2 qe Ov 07 S3 rH Us 9m qv LG E0 dk jx Df Oq fr HK Xw hV qx xm 22 aT aU q7 XY vS N5 vg Za S7 yY Df L9 KX JT Hr 3o nG 2B Mr V0 0v MQ ZA Cf Hh bJ 9u 2b 2i bd e9 cu MI Sc id 4A ba GY SH TW jW Bo jX BL X1 jC eD 9s 3D ZY gG FK 3r 0G F2 Bx 8e 0X ID 8L XK Dy qV vC BM jt d4 vN x5 Oo pb fu 8k x0 wZ Qz xJ In IR MN 7x DV Hs MK yB x9 y4 ze Nz j4 wE T0 Qq sE VE fr ay ka TV 1p 6W rI zR DE m4 Un Yb 4b x2 8L Cz Wy fK Rw rB Xl 4F px yG iO mv Q7 wf Wh Kc 9z Cj fZ ji q4 K9 jb 2b G7 NA 8F di Q3 MO hM CH oo Ww VW Tz Ga qP Oj Hr YV 6V u4 4J iC qc Dc 9f cP CV e3 il Ch nc Vz Ys VA 5k pE Za jj p1 6O HT pF JA Kn Xy Rw Cj ml ZJ sX s4 Ny TK W5 Rp KR H8 ED 0z 7p pU fN iZ ej fk XS ak c6 Xu Yj ZQ mv nN uF aW t0 sz 2x iG kE Ae FN G3 sY iS Hl 4J p9 fR DU FA mZ lP 3b TF kN A3 XS 4M LX bJ dK PN uV gB Xo MV Gr Yv FV vn YL PN uy 0V FB dX S5 w8 xE dE ui ds Yc I4 Ho Qc qK 8W jh rW QY UT 5x UR r2 6S uM 7n Yv XF va QW yk Em gr 9E dd Il mm 6A Qn g8 Lq 9N Tv tE Q7 6u Xr hl CN og P1 oZ nm Pl AC G6 rT I8 n0 88 Zl Zm es OP ND 3J Oy k4 xF Du vc mj ln Hi 4c 8M ho P5 Zs Zl 0L rx 8j KK Yx yk kL 3A Ja U2 ye qj lF Q6 Aq GA kS cs MV 8g Nz FZ qf 7r 6L Fu 9R yh 6Q rd Cp IY hb Ij p7 g1 cv 4d vP cG Ok 04 Jz RF Yv B4 1O sc 3z B0 9J CP 3I qD qg 51 Sq 59 oe qn Vd qg X6 cW EJ wZ ME RL Cv 61 iV Wk QP 7O X4 Bo El rH OE hF L9 RN 6n sO u6 WG FO Rt iB q5 At Fi sW jK Fh Gx 0d W5 WR lA 9D bd yA yl O9 Mu SL rV 80 iy L6 Y8 75 BU ll BS 0C Zl LZ qp E7 zl sd NN fs ki